Privacyverklaring

Gepubliceerd 27/07/2022

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke en functionaris gegevensbescherming (DPO)

Verwerkingsverantwoordelijke:   

Welzijnszorg Kempen

Campus Blairon 200
2300 Turnhout   

0032 14 56 42 64

Wzk.secretariaat@iok.be

Contactgegevens functionaris gegevensbescherming (DPO): 

Antwerpseweg 1A, bus 1
2440 Geel

0032 14 56 42 64

informatieveiligheid@iok.be

Algemeen

Welzijnszorg Kempen behandelt je persoonsgegevens met respect voor je privacy.  Met deze verklaring leggen we je uit hoe we omgaan met je persoonsgegevens die we via verschillende kanalen verkrijgen.

Bij het verwerken van persoonsgegevens zal het lokaal bestuur de geldende privacywetgeving respecteren, zijnde de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming  (afgekort AVG of GDPR genoemd), de Gegevensbeschermingswet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens alsook het AVG Decreet van de Vlaamse gemeenschap.

De term ‘verwerking’ is een erg breed begrip: alles wat we met je persoonsgegevens doen, zijn ‘verwerkingen’: ze opslaan, raadplegen, doorsturen, ordenen, verspreiden, bijwerken, koppelen, enzovoort.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand je kan identificeren, rechtstreeks of onrechtstreeks.

Rechtstreeks:  

  • met je identiteitskaartnummer of rijksregisternummer weten we onmiddellijk dat jij het bent.

Onrechtstreeks:

  • met je naam in combinatie van je adres, geboortedatum, leeftijd en/of geslacht kunnen we je herkennen.
  • met je e-mailadres, telefoonnummer of zelfs IP-adres (het internetadres van je computer)
  • met foto’s, beeldmateriaal en hun bijhorende gegevens (ook wel metadata genoemd) zoals locatie of tijdstip waarmee we iemand kunnen herkennen.

Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op de één of andere manier aan jou kunnen koppelen.  

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als wij jouw gegevens verwerken, dan gaat dit onder andere over de onderstaande gegevens:

  • Identificatie-, contact- en bezoekgegevens (naam, e-mailadres, datum en tijd bezoek …)
  • Persoonlijke kenmerken (geboortedatum, overlijdensdatum, geslacht, nationaliteit …)
  • Rijksregisternummer / ISNZ-nummer
  • Gegevens over beroep en betrekking
  • Financiële gegevens (inkomensgegevens, uitkeringen, maandelijkse kosten, betalingsgegevens …)
  • Medische gegevens, leefgewoonten, sociale gegevens (attesten, fysieke en psychische gezondheid, BelRai-score, risicosituaties en -gedrag, gegevens over verzorging …) 
  • Eventuele andere persoonsgegevens die ons worden meegedeeld (vb. beeldopnamen, foto’s, financiële gegevens, andere contactpersonen …)
  • Eigenaarsgegevens uit het kadaster

De types persoonsgegevens zijn opgenomen in ons register van verwerkingsactiviteiten, waarin alle verwerkingen zijn opgenomen die wij doen met persoonsgegevens.  Hierover willen we open en transparant zijn.

Overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken

Binnenkort krijg je via deze pagina ook een algemeen overzicht waarin staat:

  • wat de doelen zijn waarvoor we je persoonsgegevens kunnen gebruiken
  • welke persoonsgegevens nodig zijn voor elk van die doelen
  • hoe we jouw persoonsgegevens rechtmatig zullen verwerken
  • hoelang we je gegevens zullen bewaren

Hier vind je ook alle doelen waarvoor we geen toestemming moeten of kunnen vragen en waarover we je dan ook niet op voorhand informeren.

Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Welzijnszorg Kempen verwerkt jouw persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dit alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke wettelijke basis of op je eigen verzoek en dus met jouw toestemming (bijvoorbeeld als je contact met ons opneemt om een vergunning aan te vragen).

Onze 5 belangrijkste juridische basissen om rechtmatig persoonsgegevens te verwerken zijn:

  1. Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We zullen je eerst goed informeren over wat die toestemming betekent, hoe je je toestemming eenvoudigweg weer kunt intrekken, met wie we je gegevens zullen delen en hoelang we van plan zijn om je gegevens bij te houden. Zo kan je je toestemming met kennis van zaken geven. Als je geen toestemming geeft om je persoonsgegevens te verwerken, worden je persoonsgegevens niet gebruikt voor dit doel, en heeft dit verder geen nadelige gevolgen.

Een voorbeeld: Je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken als je je inschrijft voor een studiedag via een inschrijvingsformulier.

  1. We verwerken je persoonsgegevens omdat je een overeenkomst bent aangegaan met ons.

Een voorbeeld: Je doet een beroep op onze dienst aangepast vervoer RolMobiel.

  1. We verwerken je persoonsgegevens omdat je solliciteerde op een openstaande vacature van Welzijnszorg Kempen.
  1. We gebruiken je gegevens omdat je jezelf hebt aangemeld als vrijwilliger bij RolMobiel of Thuiszorg Kempen.
  1. In bijzondere gevallen kunnen we je persoonsgegevens ook verwerken om je te beschermen. We doen dat wel alleen in hoogst uitzonderlijke, levensbedreigende noodsituaties of rampen.

Een voorbeeld: Als er zich een calamiteit voordoet bij onze dienst gezinszorg, Thuiszorg Kempen.

Welzijnszorg Kempen gebruikt jouw persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor je ze zelf hebt verstrekt. Dat betekent dat als je bijvoorbeeld je naam en adres invult voor het toezenden van een brochure, deze persoonsgegevens niet worden gebruikt voor andere doeleinden zoals het toesturen van nieuwsbrieven.

Onze dienst gezinszorg, Thuiszorg Kempen, kreeg van het Agentschap Zorg en Gezondheid de toekenning van een COT (Circle-of-trust)-organisatie. Wat is een COT-organisatie?

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Welzijnszorg Kempen bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de door haar aangeboden diensten of wettelijk verplichte taken.

Vaak is de bewaring van persoonsgegevens verbonden aan wettelijke bewaartermijnen.
De bewaartermijnen zijn opgenomen in ons verwerkingsregister.

We archiveren je persoonsgegevens soms ook volgens de archiefwetgeving. Zo is het mogelijk dat we jouw persoonsgegevens in ons archief toch langer moeten bewaren dan de opgegeven bewaartermijn. Het doel van de verwerking is dan wel veranderd naar ‘archivering voor algemeen belang’ en is niet meer het doel waarvoor we je gegevens eerst gebruikt hebben.

Welzijnszorg Kempen bewaart jouw persoonsgegevens in een beveiligde omgeving die niet toegankelijk is voor het publiek.

Wie heeft er allemaal toegang tot jouw persoonsgegevens?

Welzijnszorg Kempen is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van onze organisatie zomaar toegang heeft tot alles. Je persoonsgegevens komen enkel bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk.

Voor een aantal specifieke opdrachten en diensten werken we samen met andere overheidsinstanties en/of lokale besturen, welzijnsorganisaties of intercommunales.

Voor de verwerking van persoonsgegevens werken we samen met allerhande partners en leveranciers. Die bedrijven en organisaties kunnen persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, en handelen daarbij altijd volgens de richtlijnen van Welzijnszorg Kempen. Ze worden dan ‘verwerkers’ genoemd. Met al die verwerkers maken we strikte afspraken (een verwerkingsovereenkomst), om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacy standaarden gebruiken.

Soms is Welzijnszorg Kempen niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij gedeelde projecten met andere organisaties. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens uit te wisselen met andere overheden, zoals de Vlaamse of de Federale instanties. Die ontvangende organisaties zijn op hun buurt verwerkingsverantwoordelijken en voor het verder verwerken van  de persoonsgegevens moeten ook zij op hun beurt voldoen aan alle vereisten van de AVG.

Anderen met wie persoonsgegevens gedeeld (kunnen) worden

Soms wisselt Welzijnszorg Kempen persoonsgegevens uit met andere organisaties:

  • om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten of wanneer dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taakbinnen een wettelijk kader.
  • met andere overheden om je te ondersteunen en automatisch bepaalde diensten en/of voordelen toe te kennen waarop je wettelijk recht hebt zoals het opstellen van een BELRai Screener om een verhoogde tegemoetkoming te bekomen.

We zullen je persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen of bekendmaken aan anderen. We doen dat enkel als je ons op voorhand daarvoor toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis.

De wetgeving schrijft voor dat er voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een Vlaamse instantie naar een andere Vlaamse instantie of naar een externe overheid een protocol moet worden opgemaakt.  In zo’n protocol worden afspraken gemaakt over die gegevensuitwisseling.  Voor sommige uitwisselingen vragen we een machtiging aan bij het Informatieveiligheidscomité.

Machtigingen: 

120111-Machtigingn Rijksregister Vesta (Beraadslaging RR nr. 01/2012): via deze machtiging krijgen
de erkende diensten voor gezinszorg, via het Vesta-systeem, toegang tot het Rijksregisternummer
van de personeelsleden en de gebruikers van de thuiszorgdiensten.

Wat zijn jouw rechten?

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over jouw persoonsgegevens:

Recht om jouw gegevens in te kijken en gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om je persoonsgegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken in te kijken. Daarvoor vragen we wel een bewijs van jouw identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen.

Als je vraagt om je gegevens in te kijken:

  • kan je hiervoor langskomen op Welzijnszorg Kempen
  • kunnen we je gegevens via e-mail bezorgen
  • kunnen we je gegevens op papier afdrukken en opsturen naar jouw domicilieadres

Als het technisch mogelijk is, kunnen we een kopie van jouw persoonsgegevens op een digitale manier bezorgen, zodat je ze zelf kan overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Recht om jouw gegevens te verbeteren

Merk je dat Welzijnszorg Kempen foute of onvolledige persoonsgegevens over jou heeft?   Je hebt altijd het recht om ze te laten verbeteren.

Recht om jouw toestemming voor een bepaalde verwerking in te trekken

Heb je toestemming gegeven om je gegevens te gebruiken voor een bepaald doel, kan je deze op elk moment weer intrekken voor toekomstige verwerkingen. De intrekking van jouw toestemming heeft geen invloed op reeds uitgevoerde verwerkingen. In de mate van het mogelijke proberen we echter ook de reeds uitgevoerde verwerkingen aan te passen.

Recht om vergeten te worden

In een aantal gevallen heb je het recht om je gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:

  • als we je persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten
  • als we je toestemming nodig hebben om ze te verwerken en je beslist om je toestemming in te trekken
  • als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
  • als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken
  • als we wettelijk verplicht worden om jouw gegevens te verwijderen

Opgelet. Vaak zijn we verplicht om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan jouw wens om vergeten te worden.

Recht om je te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt het recht om de verwerking te beperken:

  • als je de juistheid van je persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van je gegevens na te gaan
  • als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar je liever niet hebt dat we je persoonsgegevens verwijderen
  • als we je persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure

als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten.

Hoe kan je jouw rechten uitoefenen?

Je kunt je rechten op verschillende manieren uitoefenen:

  • via mail:informatieveiligheid@iok.be of
  • per post: Antwerpseweg 1A, bus 1, 2440 Geel.

We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord: uiterlijk 30 dagen nadat we je verzoek en het bewijs van je identiteit ontvangen hebben. Je rechten gebruiken kost jou normaal niets. Als je vraag buitensporig is of als je vaak dezelfde vraag stelt, kan het lokaal bestuur toch een vergoeding vragen of jouw verzoek weigeren.

Zorg ervoor dat het steeds duidelijk is welk recht je precies wil uitoefenen en op welke manier (vb. per e-mail, per post, mondeling …) je de informatie wenst te krijgen. Houd er wel rekening mee dat we in bepaalde gevallen meer informatie nodig hebben. We willen zeker zijn dat we de juiste persoon helpen.

Vragen, opmerkingen of klachten?

Heb je een vraag of een klacht over hoe Welzijnszorg Kempen uw persoonsgegevens verwerkt, contacteer onze functionaris voor de gegevensbescherming (DPO):

  • via mail: informatieveiligheid@iok.be; of
  • per post: Welzijnszorg Kempen, Antwerpseweg 1A bus 1 2440 Geel

 

Je hebt altijd ook het recht om klacht in te dienen bij een Toezichthoudende Autoriteit in de Europese Economische Ruimte. https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_nl#member-be

In België kan je voor Vlaamse bestuursinstanties terecht bij de: